Mitä tilitoimiston vaihtaminen tarkoittaa teknisesti?
Oskari Heinämäki
Partner, Kasvui
Moni yritys pohtii tilitoimiston vaihtoa, mutta käytännön kysymys jää usein kysymättä: mitä vaihtaminen oikeasti tarkoittaa teknisesti? Usein ajatellaan, että kyse on isosta projektista, jossa kaikki menee uusiksi. Todellisuudessa näin ei yleensä ole.
Yksinkertaistettuna tilitoimiston vaihtaminen tarkoittaa kahta asiaa: vastuun siirtämistä vanhalta kumppanilta uudelle, sekä tarvittavien tietojen, käyttöoikeuksien ja toimintatapojen läpikäyntiä. Kaikki muu riippuu siitä, vaihtuuko samalla myös järjestelmä.
Jos järjestelmä pysyy samana, vaihto on yleensä kevyt
Helpoin tilanne on se, että tilitoimisto vaihtuu, mutta ohjelmisto pysyy samana. Jos yrityksellä on esimerkiksi Netvisor jo käytössä ja uusi tilitoimisto jatkaa samassa ympäristössä, tekninen vaihto on yleensä varsin suoraviivainen.
Käytännössä tämä tarkoittaa yleensä:
- •uuden tilitoimiston käyttäjäoikeuksia
- •valtuutusten päivittämistä
- •avoimien osto- ja myyntireskontrien läpikäyntiä
- •palkanlaskennan ja kirjanpidon tilanteen tarkistamista
- •yhteistä sopimista siitä, mistä päivästä uusi tilitoimisto ottaa vastuun
Tässä mallissa suurin osa tiedoista pysyy paikallaan. Vaihtuu ennen kaikkea se, kuka kokonaisuutta hoitaa.
Jos myös järjestelmä vaihtuu, kyse on käyttöönotosta
Jos tilitoimiston vaihdon yhteydessä vaihdetaan myös ohjelmistoa, tekninen muutos on suurempi. Silloin kyse ei ole vain kumppanin vaihtumisesta vaan myös käyttöönottoprojektista.
Tällöin pitää yleensä:
- •perustaa yritys uuteen järjestelmään
- •rakentaa tilikartta ja raportointirakenne
- •siirtää asiakkaat, toimittajat ja avoimet laskut
- •tuoda palkka- ja henkilöstötiedot
- •avata pankkiyhteydet ja verkkolaskutus
- •varmistaa, että raportointi toimii myös uudessa ympäristössä
Tämäkin on täysin hallittava muutos, kun se tehdään suunnitellusti. Ero on vain siinä, että työmäärä on suurempi kuin tilanteessa, jossa järjestelmä pysyy samana.
Asiakkaan näkökulmasta tärkeintä on yksi asia: kuka vastaa mistäkin
Teknisesti tilitoimiston vaihtaminen onnistuu yleensä hyvin. Suurin riski ei ole itse järjestelmässä vaan epäselvässä vastuunjaossa. Siksi tärkeimmät kysymykset ovat:
- •mitä vanha tilitoimisto tekee loppuun
- •mistä päivästä uusi tilitoimisto aloittaa
- •mitä aineistoa siirretään
- •mitä tarkistetaan ensimmäisten kuukausien aikana
Entä historiatiedot?
Tämä on yksi yleisimmistä kysymyksistä. Useimmiten kaikkea historiaa ei tarvitse siirtää uuteen järjestelmään täydellisesti. Käytännössä riittää, että uuteen ympäristöön tuodaan alkusaldot, avoimet laskut, tarvittavat palkkatiedot ja raportoinnin kannalta olennaiset rakenteet.
Vanha aineisto säilyy yleensä vanhassa järjestelmässä tai erillisenä arkistona. Tärkeintä ei ole siirtää kaikkea mahdollista, vaan varmistaa, että arki toimii katkeamatta.
Palkanlaskenta ratkaisee usein eniten
Jos yrityksessä on paljon työntekijöitä, useita palkkamalleja tai vaativa työehtosopimus, palkanlaskenta on usein teknisesti herkin osa koko vaihtoa. Kirjanpidon siirto on yleensä hallittavissa melko suoraviivaisesti. Palkanlaskennassa sen sijaan pitää varmistaa, että henkilötiedot, palkkalajit, lomatiedot, kumulatiiviset tiedot ja TES-tulkinnat ovat kaikki kunnossa.
Yksinkertainen totuus
Tilitoimiston vaihtaminen ei yleensä tarkoita kaaosta. Jos järjestelmä pysyy samana, kyse on usein melko kevyestä siirrosta. Jos myös järjestelmä vaihtuu, kyse on hallitusta käyttöönotosta.
Oleellista ei ole se, onko vaihto teknisesti mahdollinen — se on lähes aina. Oleellista on se, tehdäänkö vaihto suunnitelmallisesti, oikeilla vastuilla ja liiketoiminnan kannalta järkevällä tavalla. Hyvin tehtynä tilitoimiston vaihto ei sotke arkea. Se voi päinvastoin yksinkertaistaa sitä.